สต๊อกสินค้าคืออะไร จัดการยังไงไม่ให้ของขาดและของจม (ฉบับร้านออนไลน์)

สต๊อกสินค้า คือจำนวนสินค้าที่ร้านมีอยู่จริงในมือ ณ ตอนนี้ การจัดการสต๊อกคือการรู้ให้ได้ตลอดว่าแต่ละรายการเหลือเท่าไหร่ อยู่ที่ไหน และควรสั่งเพิ่มเมื่อไหร่ เป้าหมายมีสองข้อ: ไม่ขายของที่ไม่มี (ของขาด) และไม่เก็บของที่ขายไม่ออกไว้นานเกินไป (ของจม)

ทำไมร้านออนไลน์สต๊อกพังง่ายกว่าร้านหน้าร้าน

ร้านออนไลน์ส่วนใหญ่ขายหลายช่องทางพร้อมกัน เช่น Shopee Lazada TikTok Shop และแชท LINE หรือ Facebook ของชิ้นเดียวกันถูกตั้งจำนวนไว้แยกกันทุกที่ พอขายได้ทางหนึ่งแต่ลืมไปลดอีกทาง ก็เกิดการขายเกินของ (overselling) ต้องยกเลิกออเดอร์ ลูกค้าเสียความรู้สึก และบาง marketplace ยังนับเป็นคะแนนลบของร้านด้วย

ศัพท์ที่ควรรู้ 3 คำ

• สต๊อกคงเหลือ — ของที่อยู่ในคลังจริง นับได้ด้วยมือ
• สต๊อกพร้อมขาย — สต๊อกคงเหลือ ลบ ของที่ลูกค้าสั่งแล้วแต่ยังไม่ได้แพ็กส่ง (จองไว้) ตัวเลขนี้คือที่ควรแสดงบนหน้าร้านทุกช่องทาง
• จุดสั่งซื้อ — จำนวนขั้นต่ำที่ถ้าเหลือเท่านี้แล้วต้องสั่งของเพิ่มทันที เพื่อให้ของใหม่มาทันก่อนของเดิมหมด

ตั้งรหัสสินค้า (SKU) ยังไงให้ใช้ง่าย

SKU คือรหัสที่ร้านตั้งเองให้สินค้าแต่ละแบบ แยกทุกสีและทุกไซซ์ ตั้งดี ๆ ตั้งแต่แรกจะค้นหา นับ และทำบาร์โค้ดง่ายขึ้นมาก

• ขึ้นต้นด้วยกลุ่มสินค้า แล้วตามด้วยแบบ สี ไซซ์ เช่น TS-WH-M = เสื้อยืด สีขาว ไซซ์ M
• ใช้ตัวอักษรอังกฤษ ตัวเลข และขีดเท่านั้น ไม่เว้นวรรค ไม่ใช้ภาษาไทย
• ความยาวเท่า ๆ กันทั้งร้าน และห้ามใช้รหัสซ้ำกับสินค้าที่เลิกขายไปแล้ว
• ใช้รหัสเดียวกันทุกช่องทาง จะได้ตัดสต๊อกตรงกัน

คำนวณจุดสั่งซื้อแบบง่าย

สูตรที่ร้านเล็กใช้ได้เลย: จุดสั่งซื้อ = ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน × จำนวนวันที่รอของ + ของสำรองกันพลาด

ตัวอย่าง: เสื้อยืดสีขาวขายได้วันละ 5 ตัว สั่งจากโรงงานต้องรอ 7 วัน และอยากมีสำรองเผื่อขายดีอีก 10 ตัว จุดสั่งซื้อ = 5 × 7 + 10 = 45 ตัว แปลว่าเมื่อไหร่ที่เหลือ 45 ตัว ให้สั่งล็อตใหม่ได้เลย

วิธีนับสต๊อก (ตรวจนับ) ทีละขั้น

• เลือกเวลาที่ไม่มีของเข้า-ออก เช่น หลังปิดรับออเดอร์ หรือเช้าก่อนแพ็ก
• พิมพ์รายการ SKU ทั้งหมดพร้อมยอดในระบบ/ในไฟล์
• นับทีละชั้นวาง จดจำนวนที่นับได้จริง (ใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดจะเร็วและผิดน้อย)
• เทียบกับยอดในไฟล์ ดูรายการที่ไม่ตรง แล้วหาสาเหตุ เช่น ลืมบันทึกของคืน ของเสีย
• ปรับยอดให้ตรงของจริง พร้อมจดเหตุผลทุกครั้ง

ไม่ต้องนับทั้งร้านทุกวัน: นับทั้งหมดเดือนละครั้งก็พอ แต่สินค้าขายดีหรือราคาสูงควรนับทุกสัปดาห์ เพราะผิดทีเสียเงินเยอะ

ของจม แพงกว่าที่คิด

ของที่ขายไม่ออกคือเงินที่จมอยู่บนชั้น เช่น เสื้อทุนตัวละ 120 บาท ค้างอยู่ 30 ตัว = เงินจม 3,600 บาท ยังไม่รวมพื้นที่เก็บและของเสื่อมสภาพ

• ดูรายการที่ไม่มีการขายเกิน 60–90 วัน ทุกเดือน
• ระบายด้วยโปรจับคู่ (ซื้อคู่ตัวขายดี) ลดราคา หรือทำเป็นของแถม
• ล็อตหน้าสั่งน้อยลง หรือหยุดสั่งรายการนั้น
• ของที่หมดอายุได้ ให้ขายของที่เข้าก่อนออกก่อน (FIFO)

วิธีจัดการสต๊อกสำหรับร้านเล็ก 5 ขั้น

• ตั้งรหัสสินค้า (SKU) ให้ทุกรายการ แยกตามสีและไซซ์
• บันทึกทุกการเคลื่อนไหว: รับของเข้า ขายออก ของเสีย ของคืน — ห้ามแก้ตัวเลขคงเหลือตรง ๆ โดยไม่มีที่มา
• ตั้งจุดสั่งซื้อของแต่ละรายการ แล้วดูรายการที่ "ใกล้หมด" ทุกสัปดาห์
• นับสต๊อกจริงเป็นรอบ แล้วปรับยอดให้ตรง
• ดูของที่ไม่เคลื่อนไหวนานเกิน 60–90 วัน แล้วจัดโปรระบายก่อนกลายเป็นของจม

เริ่มด้วย Excel ได้ ฟรี

Excel กับระบบสต๊อก ต่างกันยังไง

• ตัดสต๊อก — Excel: พิมพ์เองทุกออเดอร์ · ระบบ: ขายช่องทางไหนตัดสต๊อกกลางให้เอง
• หลายช่องทาง — Excel: ต้องไล่แก้จำนวนบนแต่ละ marketplace · ระบบ: อัปเดตจำนวนกลับไปทุกช่องทาง
• หลายคนใช้พร้อมกัน — Excel: ไฟล์ชนกัน ตัวเลขเพี้ยนง่าย · ระบบ: ทุกคนเห็นตัวเลขเดียวกัน
• ค่าใช้จ่าย — Excel: ฟรี · ระบบ: มีทั้งแบบฟรีและแบบจ่ายรายเดือน

สัญญาณว่าถึงเวลาเลิกใช้ Excel

• ขายมากกว่าหนึ่งช่องทาง แล้วต้องไล่แก้จำนวนสินค้าเองทุกที่
• เคยขายเกินของจนต้องยกเลิกออเดอร์
• มีหลายคนช่วยแพ็กของ แต่ตัวเลขในไฟล์ไม่ตรงกับของจริง
• มีสินค้าหลายตัวเลือก (สี × ไซซ์) จนไฟล์ยาวและพิมพ์ผิดบ่อย

ถ้าตรงสักข้อ ระบบสต๊อกของระบบอู้ ใช้สต๊อกกลางชุดเดียว ขายช่องทางไหนก็ตัดที่เดียว มีประวัติรับเข้า เบิกออก และเตือนเมื่อสินค้าใกล้หมด เริ่มใช้ฟรีได้