Apa itu stok dan cara mengelolanya agar tidak kehabisan atau menumpuk (untuk toko online)

Stok adalah jumlah barang yang benar-benar dimiliki toko saat ini. Manajemen stok berarti selalu tahu berapa sisa setiap barang, di mana letaknya, dan kapan harus memesan lagi. Tujuannya ada dua: tidak menjual barang yang tidak ada (kehabisan stok), dan tidak menyimpan barang yang tidak laku terlalu lama (stok mati).

Mengapa stok toko online lebih mudah kacau daripada toko fisik

Sebagian besar toko online berjualan di beberapa kanal sekaligus, misalnya Shopee, Lazada, TikTok Shop, serta chat LINE atau Facebook. Barang yang sama diatur jumlahnya secara terpisah di setiap tempat. Begitu terjual di satu kanal tetapi lupa dikurangi di kanal lain, terjadilah overselling: pesanan harus dibatalkan, pelanggan kecewa, dan sebagian marketplace bahkan menghitungnya sebagai poin negatif toko.

3 istilah yang perlu diketahui

• Stok tersedia — barang yang benar-benar ada di gudang dan bisa dihitung dengan tangan
• Stok siap jual — stok tersedia dikurangi barang yang sudah dipesan pelanggan tetapi belum dikemas dan dikirim (sudah dipesan). Angka inilah yang sebaiknya tampil di setiap kanal penjualan
• Titik pemesanan ulang — jumlah minimum yang jika tersisa sebanyak itu, Anda harus segera memesan lagi agar barang baru datang sebelum stok lama habis

Cara membuat kode produk (SKU) yang mudah dipakai

SKU adalah kode yang dibuat toko sendiri untuk setiap varian produk, terpisah untuk setiap warna dan ukuran. Jika dibuat dengan baik sejak awal, mencari, menghitung, dan membuat barcode jadi jauh lebih mudah.

• Awali dengan kelompok produk, lalu model, warna, dan ukuran, misalnya TS-WH-M = kaus, putih, ukuran M
• Hanya gunakan huruf Latin, angka, dan tanda hubung — tanpa spasi dan tanpa huruf Thailand
• Panjang kode seragam di seluruh toko, dan jangan memakai ulang kode produk yang sudah tidak dijual
• Gunakan kode yang sama di semua kanal agar pemotongan stok selalu cocok

Cara mudah menghitung titik pemesanan ulang

Rumus yang bisa langsung dipakai toko kecil: Titik pemesanan ulang = rata-rata penjualan per hari × jumlah hari menunggu barang + stok pengaman

Contoh: kaus putih terjual 5 potong per hari, pesanan dari pabrik butuh 7 hari, dan Anda ingin cadangan 10 potong untuk berjaga-jaga jika penjualan naik. Titik pemesanan ulang = 5 × 7 + 10 = 45 potong. Artinya, setiap kali tersisa 45 potong, langsung pesan batch baru.

Cara melakukan stock opname, langkah demi langkah

• Pilih waktu saat tidak ada barang masuk-keluar, misalnya setelah berhenti menerima pesanan atau pagi sebelum mengemas
• Cetak daftar semua SKU beserta jumlahnya di sistem/file
• Hitung per rak dan catat jumlah sebenarnya (pakai pemindai barcode lebih cepat dan lebih sedikit salah)
• Bandingkan dengan jumlah di file, cari barang yang tidak cocok, lalu telusuri penyebabnya, misalnya lupa mencatat retur atau barang rusak
• Sesuaikan angka dengan kondisi sebenarnya dan selalu catat alasannya

Tidak perlu menghitung seluruh toko setiap hari: hitung semuanya sebulan sekali sudah cukup, tetapi produk terlaris atau yang mahal sebaiknya dihitung setiap minggu, karena sekali salah ruginya besar.

Stok mati lebih mahal dari yang Anda kira

Barang yang tidak laku adalah uang yang tertahan di rak. Misalnya kaus dengan modal 120 baht per potong tersisa 30 potong = uang tertahan 3.600 baht, belum termasuk ruang penyimpanan dan barang yang menurun kualitasnya.

• Setiap bulan, cek barang yang tidak terjual lebih dari 60–90 hari
• Habiskan dengan promo paket (dibeli bersama produk terlaris), diskon, atau dijadikan hadiah
• Pesan lebih sedikit di batch berikutnya, atau berhenti memesan barang itu
• Untuk barang yang bisa kedaluwarsa, jual yang masuk lebih dulu terlebih dahulu (FIFO)

5 langkah mengelola stok untuk toko kecil

• Buat kode produk (SKU) untuk setiap barang, dipisah per warna dan ukuran
• Catat setiap pergerakan: barang masuk, terjual, rusak, retur — jangan mengubah angka stok langsung tanpa asal-usul yang jelas
• Tetapkan titik pemesanan ulang untuk setiap barang, lalu cek daftar "hampir habis" setiap minggu
• Lakukan stock opname berkala lalu sesuaikan angkanya
• Cari barang yang tidak bergerak lebih dari 60–90 hari, lalu buat promo cuci gudang sebelum menjadi stok mati

Bisa mulai dengan Excel, gratis

Apa bedanya Excel dengan sistem stok?

• Memotong stok — Excel: diketik manual setiap pesanan · Sistem: terjual di kanal mana pun, stok pusat terpotong otomatis
• Banyak kanal — Excel: harus mengubah jumlah di setiap marketplace satu per satu · Sistem: jumlah diperbarui kembali ke semua kanal
• Dipakai banyak orang sekaligus — Excel: file bentrok, angka mudah melenceng · Sistem: semua orang melihat angka yang sama
• Biaya — Excel: gratis · Sistem: ada yang gratis dan ada yang berbayar bulanan

Tanda saatnya berhenti memakai Excel

• Berjualan di lebih dari satu kanal dan harus mengubah jumlah produk sendiri di setiap tempat
• Pernah overselling sampai harus membatalkan pesanan
• Ada beberapa orang yang membantu mengemas, tetapi angka di file tidak cocok dengan barang sebenarnya
• Punya banyak varian produk (warna × ukuran) sampai file jadi panjang dan sering salah ketik

Jika salah satunya cocok, sistem stok AooCommerce memakai satu stok pusat: terjual di kanal mana pun, dipotong di satu tempat. Ada riwayat barang masuk dan keluar, serta peringatan saat barang hampir habis. Bisa mulai gratis.